「ChatGPTなどの生成AIが便利だと聞いたけれど、自分の仕事で何に使えばいいのかわからない」
「試しに使ってみたけれど、思ったような文章が出てこなくて、結局自分で書き直した」
このような経験がある個人事業主や中小企業経営者は少なくありません。
生成AIは、何でも正しい答えを出してくれる魔法の道具ではありません。
イメージとしては、文章の下書きやアイデア出しを素早く手伝ってくれる「優秀なアシスタント」です。
例えば、毎月のお知らせ文をゼロから考えたり、SNSの投稿文を何パターンも作ったりする作業は意外と時間がかかります。
こうした仕事の最初の下書きをAIに任せれば、本業に使える時間を増やしやすくなります。
この記事では、生成AIを仕事で安全に使うための基本から、税理士・士業・飲食店ですぐに使える具体的な指示文まで紹介します。
生成AIとプロンプトとは？難しく考えなくても大丈夫です
生成AIとは、人が入力した指示に合わせて文章や画像などを作ってくれるAIです。
代表的なものとして、OpenAIのChatGPT、AnthropicのClaude、GoogleのGeminiなどがあります。
そして、AIに入力する「こうしてください」という指示文を「プロンプト」と呼びます。
少し難しい言葉に聞こえますが、プロンプトは「AIに渡す仕事の指示書」と考えればわかりやすいでしょう。
例えば、新しく入ったスタッフに「これ、適当にやっておいて」と伝えるより、「30代のお客様向けに、300文字くらいで、親しみやすく書いてください」と伝えた方が、希望に近い仕事をしてもらえます。
AIも同じです。
指示が具体的であるほど、希望に近い回答が返ってきやすくなります。
AIに任せやすい仕事
- メールの下書き
- 長い文章の要約
- アイデアの箇条書き
- 挨拶文の作成
- 文章の誤字や表現のチェック
AIだけに任せない方がよい仕事
- 正確さが求められる事実調査
- 税務や法律などの個別判断
- 最新の法律や制度についての判断
- 感情が絡む複雑な交渉
AIは、もっともらしい文章を作るのが得意です。
しかし、事実ではない内容を正しいことのように書いてしまう場合があります。
AIが作った文章は、必ず最後に人間が確認してから使うことが基本です。
AIへの指示は5つのポイントを伝えるとうまくいきやすい
「AIにお願いしてみたけれど、欲しい回答が返ってこない」という場合、AIの性能ではなく、指示の内容が曖昧なことがあります。
スタッフへ仕事を頼むときも、「いい感じにチラシを作って」と言うだけでは、人によって完成イメージが変わります。
AIへ依頼するときも同じです。
次の5つを伝えると、回答の質を上げやすくなります。
- 目的
何のために作るのか。
例：Instagramから集客するため - 読み手・対象者
誰に向けた文章なのか。
例：30代の会社員 - 前提情報
AIに知っておいてほしい情報。
例：商品の特徴、自社の強み、価格 - 出力形式
どのような形で答えてほしいか。
例：箇条書き、300文字以内、3案 - 注意点
してほしくないこと。
例：専門用語を使わない、事実を勝手に追加しない
曖昧な指示の例
「新しいカレーの紹介文を書いて」
これだけでは、誰向けなのか、どこで使うのか、何を魅力として伝えたいのかがAIにはわかりません。
具体的な指示の例
「当店の秋の新メニュー『スパイスきのこカレー』のInstagram用紹介文を作成してください。
ターゲットは20〜30代の女性です。
スパイスは本格的ですが辛さは控えめであること、秋限定であることを強調してください。
絵文字を使い、300文字程度で、親しみやすい文章にしてください。」
「誰に」「何を」「どのように伝えるか」を具体的にするだけで、AIの回答は大きく変わります。
仕事で生成AIを使うなら、個人情報や機密情報に注意する
生成AIは便利ですが、仕事で使う場合は情報の扱いに注意が必要です。
例えば、知らない外部スタッフにお客様名簿や会社のパスワードをそのまま渡さないのと同じです。
AIにも、何でもそのまま入力してよいわけではありません。
入力を避けたい情報
- お客様の氏名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 取引先の機密情報
- まだ公開していない経営情報
- パスワード
名前を伏せてから相談する
どうしても相談内容をAIに整理してもらいたい場合は、個人や会社を特定できない形に変えます。
例えば、「株式会社〇〇」を「IT企業」に、「鈴木様」を「顧客」に置き換える方法です。
これを「匿名化」と呼びますが、難しく考える必要はありません。
「誰のことかわからない状態にしてからAIへ入力する」と覚えておきましょう。
スタッフが使う場合は社内ルールを決める
複数のスタッフが生成AIを利用する場合は、「どんな仕事なら使ってよいか」「どんな情報は入力してはいけないか」を決めておきましょう。
また、利用しているAIサービスの規約や設定も確認します。
入力したデータの扱いが気になる場合は、学習への利用を停止する設定や、法人向けプランなどを検討します。
便利だからこそ、会社として「入れてよい情報・入れてはいけない情報」を決めることが大切です。
税理士向け｜毎月の事務所便りをAIで下書きする
顧問先へ送る月次レターや事務所便りは、関係づくりに役立つ一方で、毎月ゼロから文章を考えるのは大変です。
そこで、最初の構成と下書きをAIへ任せます。
白紙から文章を作る時間を減らし、最後の確認や専門的な修正に時間を使いやすくなります。
ただし、税制改正や補助金などの最新情報については、AIが間違った内容を書く可能性があります。
税理士自身が内容と最新の制度を確認してから顧問先へ送ることが必要です。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは優秀な税理士事務所の広報担当者です。
顧問先（主に中小企業経営者）に向けて送付する今月の「月次レター」のたたき台を作成してください。
【目的】
顧問先に対して、今月の税務トピックスや経営に役立つ情報を提供し、親しみやすさと専門性をアピールすること。
【前提条件】
ターゲット：【従業員数10名以下の中小企業経営者】
今月のテーマ：【年末調整の早期準備について】
トーン：専門用語を極力避け、親しみやすく丁寧な文章
構成：時候の挨拶、今月のメインテーマ3つ、編集後記
【出力形式】
テキスト形式で800文字程度。
【注意点】
確定的な税務判断や「絶対に節税できる」といった断定表現は避けてください。
制度の詳細については、専門家への相談を促す一文を入れてください。
士業向け｜問い合わせメールの返信をAIで下書きする
行政書士、社労士、弁護士などの事務所では、Webサイトから似た内容の問い合わせが届くことがあります。
毎回ゼロから返信を書くのではなく、AIに下書きを作らせれば、返信にかかる時間を短縮できます。
ただし、お客様から届いたメールをそのままAIに貼り付けるのは避けましょう。
氏名や具体的な会社名などを削除し、相談内容だけを簡単にまとめて入力します。
また、メールだけで「必ず許可が取れます」といった判断をせず、詳しい内容は面談で確認する流れにします。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは【行政書士事務所】のアシスタントです。
Webサイトから寄せられた初回問い合わせメールに対する返信文の下書きを作成してください。
【目的】
相談者の不安に寄り添い、初回面談（無料）の予約へ自然に案内すること。
【相談内容の概要】
相談者：【30代男性、個人事業主】
相談概要：【飲食店の営業許可申請について、何から始めればよいかわからない】
【出力形式】
メール形式。件名、宛名、挨拶、本文、結び、署名の場所を含めてください。
【注意点】
相談者の状況に寄り添い、丁寧で安心感を与える文章にしてください。
「確実に許可が取れる」といった断定的な回答や、最終的な法的判断は行わないでください。
「詳細はお話を伺ってからお答えします」という流れで、初回面談の希望日時を3つほど尋ねる文章を入れてください。
士業向け｜難しい制度をわかりやすく伝える記事や動画の構成を作る
士業の方がブログやYouTubeで専門知識を発信すると、どうしても専門用語が増えがちです。
本人にとっては当たり前の言葉でも、一般のお客様には意味が伝わらないことがあります。
これは、料理人が専門的な調理用語だけでメニューを説明してしまうようなものです。
お客様が知りたいのは難しい言葉ではなく、「自分にどう関係するのか」です。
そこでAIに、一般の人にもわかる順番で記事や動画の構成を整理してもらう方法があります。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは、難しい法律や制度を中学生でもわかるように説明するライターです。
以下のテーマについて、自社ブログ記事またはYouTube動画の構成案を作成してください。
【テーマ】
【個人事業主から法人成り（株式会社設立）するタイミングとメリット・デメリット】
【ターゲット】
【売上が上がり始め、来年あたりに法人化すべきか迷っているフリーランス】
【出力形式】
- 興味を引くタイトル案を3つ
- 読者の悩みに共感する導入文の方向性
- メインの解説見出しを3〜4つと、それぞれで説明するポイント
- まとめと相談への案内
【注意点】
「定款」「資本金」などの専門用語を使う場合は、簡単な例え話を交えてください。
読者が「自分の場合はどうなるのか、一度相談してみよう」と思える流れにしてください。
飲食店向け｜新メニューの紹介文をAIで作る
新メニューを作っても、その魅力を文章で伝えるのが苦手という方は少なくありません。
料理そのものには自信があっても、メニュー表、店頭黒板、Instagramでは、それぞれ伝え方を変える必要があります。
AIを使えば、同じ料理情報から複数の文章案をまとめて作れます。
ただし、AIは文章を魅力的にしようとして、入力していない産地や食材、調理方法まで付け足すことがあります。
価格、食材、アレルゲン、産地などは必ず店舗側で確認してください。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは人気飲食店のコピーライターです。
当店の新メニューの魅力を伝える紹介文を作成してください。
【メニュー情報】
メニュー名：【特製・和牛ローストビーフ丼】
特徴：【低温調理で3時間じっくり火を通した。自家製オニオンガーリックソース。卵黄トッピング】
価格：【1,800円（税込）】
ターゲット：【週末に少し贅沢なランチを楽しみたい20〜40代】
【出力形式】
- メニュー表用の短いキャッチコピー：20文字以内
- 店頭黒板用の紹介文：100文字程度
- グルメサイトやInstagram用の紹介文：300文字程度
【注意点】
入力していない産地や食材など、嘘や誇張は書かないでください。
「とろける」「肉汁」「香ばしい」など、食欲をそそる表現を含めてください。
飲食店向け｜Instagram・LINE・Googleの投稿文をまとめて作る
飲食店では、Instagram、LINE公式、Googleビジネスプロフィールなど、複数の場所で情報を発信することがあります。
同じキャンペーンでも、それぞれ文章を考えるのは時間がかかります。
例えば、同じチラシでも「新規のお客様向け」と「常連のお客様向け」では言い方を変えるのと同じです。
AIに媒体ごとの特徴を伝えることで、1つの情報から複数の投稿案を作れます。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは飲食店のSNSマーケティング担当です。
今週末に開催するキャンペーンについて、媒体別の投稿文を作成してください。
【キャンペーン情報】
イベント名：【秋の生ビール半額フェア】
期間：【〇月〇日（金）〜〇月〇日（日）の3日間】
内容：【何杯飲んでも生ビール（中）が半額】
条件：【最初の注文時にこの投稿画面をスタッフへ提示】
【出力形式】
- Instagram用：写真に合うキャッチーな冒頭、ハッシュタグ5個、絵文字多め
- LINE公式用：常連客向けの親しみやすい文章、結論を先に、絵文字は適度
- Googleビジネスプロフィール用：初めて検索した人向け、丁寧で事務的、必要情報を見やすく整理
【注意点】
期間や条件などの事実情報は勝手に変更しないでください。
日付・営業時間・価格・クーポン条件などの数字は、公開前に必ず確認しましょう。
飲食店向け｜口コミへの返信文をAIで下書きする
Googleマップなどに厳しい口コミが投稿されると、どう返信すればよいか悩むことがあります。
特に忙しい時間帯や、納得できない内容が書かれていた場合は、感情的に返信してしまう可能性があります。
そこで、まずAIに冷静な文章の下書きを作ってもらいます。
店長や担当者が内容を確認してから投稿すれば、落ち着いた対応をしやすくなります。
そのまま使えるプロンプト
【指示】
あなたは飲食店の店長です。
店舗に寄せられた以下の口コミへの返信文の下書きを作成してください。
【口コミ】
評価：【星2】
内容：【「料理は美味しかったですが、提供までに30分以上待たされました。スタッフの愛想もあまり良くなかったです。」】
【出力形式】
丁寧な返信文を200〜300文字程度で作成してください。
【注意点】
お客様の意見を真摯に受け止め、感情的にならず、誠実で丁寧な謝罪の文章にしてください。
料理を褒めていただいたことへの感謝を必ず入れてください。
スタッフ指導や店舗運営の見直しなど、今後改善していく姿勢を示してください。
お客様の個人情報には触れないでください。
口コミ返信は、その投稿者だけでなく、これからお店を選ぶ人にも見られていることを意識しましょう。
AIが作った文章は、そのまま公開せず最後に確認する
AIから良い文章が返ってくると、そのままコピーして使いたくなるかもしれません。
しかし、AIは「文章を作ること」と「内容が本当に正しいこと」を完全には区別できません。
例えるなら、仕事が非常に速い新人スタッフのようなものです。
下書きは早くても、最後は責任者が確認する必要があります。
公開や送信をする前に、次の項目を確認してください。
- □ 書かれている事実は本当に正しいか
- □ 存在しない制度や店舗名が入っていないか
- □ 法律、税率、補助金などの情報が古くないか
- □ 価格、日付、営業時間などの数字は正しいか
- □ 自社らしい言葉遣いになっているか
- □ 不自然なAIらしい表現が残っていないか
- □ お客様を特定できる個人情報が含まれていないか
- □ 税務や法律など、専門家自身が判断すべき内容をAI任せにしていないか
AIは「最終決定を任せる人」ではなく、「仕事を早く進めるための補助役」として使うことが大切です。
AIは「答えを丸投げする道具」ではなく、下書きを速く作る道具
生成AIの大きなメリットは、白紙の画面を前に「何から書こう」と悩む時間を減らせることです。
最初から100点の完成品をAIに求める必要はありません。
まずAIに60〜70点程度の下書きを作ってもらい、残りを人間の経験や専門知識で直します。
この考え方なら、小さな会社や個人事業主でもAIを使いやすくなります。
例えば、お客様への案内メールを作る場合も、ゼロから文章を考えるのではなく、AIに最初の案を3つ作らせ、その中から一番良いものを自分らしく修正します。
「ゼロから作る作業」をAIに任せ、「最後の判断」を人間が行うのが基本です。
まずは、毎日のメールや案内文など、間違いがあっても自分で確認しやすい仕事から試してみましょう。
生成AIを仕事で使うときのよくある質問
無料版のAIでも使えますか？
ChatGPTやClaudeの無料版でも、文章の下書きなどに利用できます。
ただし、会社で本格的に利用し、セキュリティや入力データの扱いを重視する場合は、有料のビジネス向けプランなども検討します。
お客様の情報をAIに入力しても大丈夫ですか？
氏名、連絡先、具体的な機密情報などをそのまま入力するのは避けましょう。
「株式会社〇〇」を「A社」、「鈴木様」を「顧客」などに変更し、本人や会社が特定できない状態にしてから利用します。
AIが作った文章をそのまま使ってもよいですか？
おすすめしません。
不自然な言い回しや、事実ではない内容が含まれている可能性があります。
必ず人間が内容を確認してから使用してください。
税理士や士業がAIを使う場合、何に注意すればよいですか？
税務、法律、労務、医療などの個別判断は、資格を持つ専門家自身が行う必要があります。
AIは、文章の構成案、下書き、一般的な説明をわかりやすくする作業などの補助として使います。
どのAIを使えばよいですか？
自然な日本語や長い文章の構成にはClaude、アイデア出しや一般的な文章作成にはChatGPT、Googleの各種サービスとの連携を重視する場合はGeminiなど、用途に応じて使い分ける方法があります。
何から使えばよいかわからない場合は、まず1つのAIを使い、毎日の文章作成など身近な作業から試してみるとよいでしょう。
すぐに使えるコピペ用プロンプト一覧
ここまで紹介したプロンプトをまとめます。
【】の部分を自社の情報に書き換えて、そのまま生成AIへ入力してください。
税理士向け｜月次レター
あなたは優秀な税理士事務所の広報担当者です。
顧問先の中小企業経営者に向けて送付する今月の「月次レター」のたたき台を作成してください。
ターゲット：【従業員数10名以下の中小企業経営者】
今月のテーマ：【年末調整の早期準備について】
トーン：専門用語を極力避け、親しみやすく丁寧な文章
構成：時候の挨拶、今月のメインテーマ3つ、編集後記
文字数：800文字程度
確定的な税務判断や断定的な表現は避け、制度の詳細については専門家への相談を促す一文を入れてください。
士業向け｜相談メール返信
あなたは【行政書士事務所】のアシスタントです。
Webサイトから寄せられた初回問い合わせメールに対する返信文の下書きを作成してください。
相談者：【30代男性、個人事業主】
相談概要：【飲食店の営業許可申請について、何から始めればよいかわからない】
メール形式で、件名、宛名、挨拶、本文、結び、署名を含めてください。
安心感を与える文章にし、断定的な法的判断は行わず、初回面談の希望日時を3つほど尋ねてください。
士業向け｜記事・動画構成
あなたは、難しい法律を中学生でもわかるように説明するライターです。
以下のテーマについてブログ記事の構成案を作成してください。
テーマ：【個人事業主から法人成りするタイミングとメリット・デメリット】
ターゲット：【売上が上がり始め、来年あたりに法人化すべきか迷っているフリーランス】
タイトル案3つ、導入文の方向性、メイン見出しと要点、まとめと相談への誘導を作ってください。
専門用語を使う場合は簡単な例え話を交え、読者が「一度相談してみよう」と思える流れにしてください。
飲食店向け｜メニュー説明文
あなたは飲食店のコピーライターです。
当店の新メニューの魅力を伝える紹介文を作成してください。
メニュー名：【特製・和牛ローストビーフ丼】
特徴：【低温調理で3時間。自家製オニオンガーリックソース。卵黄トッピング】
価格：【1,800円（税込）】
ターゲット：【週末に少し贅沢なランチを楽しみたい20〜40代】
次の3種類を作成してください。
1．メニュー表用：20文字以内
2．店頭黒板用：100文字程度
3．SNS用：300文字程度
入力していない産地や食材など、嘘や誇張は書かないでください。
食欲をそそる表現を含めてください。
飲食店向け｜SNS投稿案
あなたは飲食店のSNS担当です。
今週末に開催するキャンペーンについて、媒体別の投稿文を作成してください。
イベント名：【秋の生ビール半額フェア】
期間：【〇月〇日（金）〜〇月〇日（日）の3日間】
内容：【何杯飲んでも生ビール（中）が半額】
条件：【最初のご注文時にこの投稿画面を提示】
1．Instagram用：絵文字多め、ハッシュタグ付き
2．LINE公式用：常連客向け、簡潔な文章
3．Googleビジネスプロフィール用：丁寧で事務的、必要事項をわかりやすく整理
期間や条件などの事実情報は勝手に変更しないでください。
飲食店向け｜口コミ返信
あなたは飲食店の店長です。
店舗に寄せられた以下の口コミへの返信文の下書きを作成してください。
評価：【星2】
内容：【「料理は美味しかったですが、提供までに30分以上待たされました。スタッフの愛想もあまり良くなかったです。」】
200〜300文字程度の丁寧な返信文を作成してください。
感情的にならず誠実な謝罪の文章にし、料理を褒めていただいたことへの感謝と、今後の改善姿勢を含めてください。
お客様の個人情報には触れないでください。
「うちの会社なら何に使える？」を見つける簡単な棚卸し
生成AIに興味はあっても、「自分の仕事では使い道が思いつかない」という場合があります。
そんなときは、普段の仕事を「文章を作る」「整理する」「考える」「判断する」といった種類に分けてみましょう。
AIに任せやすい仕事
- 文章作成：お知らせ、ブログ、メルマガ、メニュー紹介文などの構成や下書き
- 要約・整理：長いメールや会議メモから重要なポイントを抜き出す
- アイデア出し：キャンペーン、名前、キャッチコピーなどを10〜20案出してもらう
- 文章チェック：誤字脱字、敬語、言葉遣いを確認する
AIに任せない方がよい仕事
- 専門的な判断：税務申告、法律の最終判断、医療診断など
- 機密情報の処理：顧客名簿や未公開情報など、そのまま外部へ出せない情報の処理
例えば、「毎週30分以上かけてSNS文章を考えている」「毎月似た内容の案内メールを書いている」といった仕事は、AI活用を検討しやすい業務です。
まずは「時間がかかっているけれど、毎回ある程度同じ流れで行っている仕事」を探してみましょう。
まとめ｜まずは毎日の小さな仕事からAIを使ってみよう
生成AIは、経営者やスタッフの代わりにすべてを判断してくれる道具ではありません。
一方で、文章の下書き、情報整理、アイデア出しなどでは、非常に便利なアシスタントになります。
特に小規模な会社では、社長やスタッフが営業、接客、事務、SNSなど複数の仕事を兼任していることがあります。
そのような場合、毎回ゼロから文章を考えていた作業をAIに手伝わせるだけでも、日々の負担を減らせます。
AIに仕事を丸投げするのではなく、「下書きはAI、最終確認は人間」と役割を分けることが、安全で実践しやすい使い方です。
まずは今回紹介したプロンプトをコピーし、メール、SNS投稿、案内文など、普段の仕事で試してみてください。
自社の仕事にAIをどう取り入れればよいかわからない方へ
「プロンプトの書き方はわかったけれど、自社の仕事のどこに使えばよいかわからない」
「スタッフにもAIを使ってほしいが、情報漏洩や間違った使い方が心配」
このようなお悩みをお持ちの経営者様へ、当社では士業や店舗ビジネス向けの「生成AI業務活用・社内導入サポート」を行っています。
実際の業務を確認しながら、AIに任せられる仕事と、人間が行うべき仕事を整理します。
さらに、実務で使えるプロンプトの作成や、スタッフが安全に利用するためのルール作り、研修までサポートします。
AIを導入すること自体が目的ではなく、日々の仕事を少しでも早く、楽にすることが目的です。
まずは以下のリンクより「AI活用・無料オンライン相談」をご利用ください。
無理な営業は一切行っておりませんので、お気軽にご相談ください。
